SENARAI TUGAS ALK

KOPERASI SMK KOTA SAMARAHAN BERHAD

SENARAI TUGAS ALK

Mengikut Undang-Undang Kecil Koperasi Sekolah Menengah Kebangsaan Kota Samarahan Berhad berdaftar 4 Oktober 2004 bernombor daftar Q-1-0524 : Perkara 46

Tugas pengerusi

(1)   Pengerusi hendaklah menjalankan tugas seperti berikut:

(a)    mempengerusikan semua mesyuarat Lembaga;

(b)   menandatangan minit mesyuarat yang disahkan;

(c)    memperakui cabutan dan salinan dari rekod Koperasi menurut Peraturan,

bersama setiausaha melalui satu akuan yang bertarikh dan ditandatangani;

(d)   memanggil sendiri atau melalui setiausaha, mesyuarat Lembaga bila perlu;

(e)    mengarahkan Jawatankuasa Audit Dalaman supaya memeriksa buku, rekod

dan dokumen Koperasi pada bila-bila masa dan melaporkan kepada Lembaga;

(f)    menandatangan permohonan pendaftaran kepada pindaan Undang-undang

Kecil dan dokumen lain yang berkaitan bersama dua anggota Lembaga; dan

(g)   menyelia secara am pentadbiran, hal-ehwal dan pekerja koperasi.

(2)   Tugas pengerusi menurut perenggan (a) dan (b) fasal (1), boleh diamanahkan

Kepada mana-mana anggota Lembaga, jika perlu.

Tugas setiausaha

47. (1) Setiausaha hendaklah menjalankan tugas seperti berikut:

            (a) memanggil dan menghadiri mesyuarat agung, mesyuarat Lembaga dan

                 mesyuarat jawatankuasa dan menyampaikan segala laporan dan dokumen

                 untuk pertimbangan mesyuarat-mesyuarat itu;

            (b)merekodkan perjalanan dan keputusan sesuatu mesyuarat;

            (c)menyenggara dan mengemaskini semua daftar anggota, daftar penama, buku

                dan laporan yang dikehendaki oleh Lembaga;

            (d)menguruskan surat-menyurat sebagaimana yang diarahkan oleh Lembaga;

            (e)mengesahkan bersama pengerusi salinan segala perkara yang bertulis di dalam

                buku Koperasi;

            (f)menyimpan dan menjaga dengan selamatnya mohor Koperasi; dan

            (g)menjalankan tugas lain yang ditentukan oleh Lembaga dari semasa ke semasa.

     (2) Mana-mana tugas setiausaha boleh diamanahkan kepada pengurus atau pekerja      

           tertakluk kepada persetujuan Lembaga.

Tugas bendahari

48.       (1) Bendahari hendaklah menjalankan tugas seperti berikut:

                  (a) mengendalikan segala urusan perdagangan dan perindustrian Koperasi

                        mengikut dasar yang ditetapkan oleh Lembaga;

                  (b) menerima dan menjaga semua wang yang diterima oleh Koperasi dan

                        membuat pembayaran mengikut arahan Lembaga;

                  (c) menyimpan ke dalam bank atas nama Koperasi semua wang yang diterima

                        dalam tempoh dua puluh empat jam hari bekerja daripada penerimaannya;

                  (d) mengeluarkan resit, menyediakan baucer dan surat lain mengikut arahan

                        Lembaga;

                  (e) menyimpan dalam Akaun Wang Runcit, wang sebanyak yang diluluskan

                        oleh Lembaga untuk memenuhi perbelanjaan runcit dan perbelanjaan

                        yang dibuat daripada akaun ini boleh diganti seberapa kerap yang perlu;

                  (f)  menyenggara dan menyimpan akaun Koperasi dengan sempurna dan

                        kemaskini supaya dapat diperiksa pada bila-bila masa oleh pihak berkuasa

                        yang berkenaan.

                  (g)  menyediakan akaun tahunan dan laporan tahunan Koperasi untuk

                         Dibentangkan dalam mesyuarat Lembaga.

                  (h)  menyediakan belanjawan tahunan Koperasi dalam bentuk yang menunjuk

                         kan dengan jelas segala butiran pendapatan dan perbelanjaan untuk

                         ditimbang oleh Lembaga sebelum dibentangkan dalam mesyuarat agung

                         tahunan; dan

                  (i)  menyediakan penyata pendapatan dan perbelanjaan Koperasi yang benar

                        dengan secara dibutirkan satu persatu bagi sesuatu tempoh sebagaimana

                        yang dikehendaki oleh Lembaga untuk dibandingkan dengan belanjawan

                        bagi tempoh berkenaan yang telah diluluskan oleh mesyuarat agung.

 

            (2)  Mana-mana tugas bendahari boleh diamanahkan kepada pengurus atau

                   pekerja tertakluk kepada persetujuan Lembaga.

Pengurus Belian

1. membuat tinjauan keperluan warga sekolah
2. mencari peluang untuk promosi barangan baru bagi pihak koperasi
3. mencadang kepada lembaga koperasi barangan/perkhidmatan yang hendak dibeli
4. menguruskan pembelian barang/perkhidmatan atas permintaan pengurus stok atau lembaga
5. menyerahkan barang belian kepada pengurus stok
6. menyerahkan invois kepada bendahari dan menyimpan satu salinan untuk fail sendiri.
7. menyimpan buku log belian
8. mengemaskini buku log belian
9. membuat laporan bulanan untuk belian
10. menyediakan dan membuat laporan belian setiap mesyuarat ALK
11. memastikan borang-borang yang berkaitan belian digunakan  

Pengurus Jualan

1. menerima stok untuk jualan mingguan/bulanan dari pengurus stok
2. memohon tambahan stok untuk jualan dari pengurus stok
3. menetapkan harga jualan berdasarkan keputusan ALK
4. menguruskan jualan harian di kedai koperasi
5. melantik pembantu jualan di kedai koperasi
6. menyediakan jadual bertugas harian untuk jurujual
7. mengira dan merekodkan hasil jualan harian/bulanan
8. menyerahkan wang tunai hasil jualan harian kepada bendahari
9. memastikan hanya guru atau pelajar yang bertugas sahaja berada di koperasi semasa jualan berlangsung
10. menyediakan dan membuatkan laporan jualan pada setiap mesyuarat ALK
11. memastikan borang-borang berkaitan jualan digunakan

Pengurus Stok



Seorang ALK sedang mengira stok



1. menyediakan buku log senarai item dalam stok koperasi
2. menerima stok bekalan daripada pengurus belian

3. merekod stok baru
4. mengemaskini keluar/masuk stok secara mingguan/bulanan
5. melapor kepada pengurus belian tambahan stok sebelum habis
6. memastikan tempat menyimpan stok selamat daripada ancaman binatang atau bencana alam/sentiasa bersih dan kemas
7. mengeluarkan stok atas permintaan pengurus jualan
8. membuat semakan stok usang/rosak dan mencadang pelupusan atau hapuskira kepada lembaga
9. memastikan borang-borang berkaitan stok digunakan
 
10. menyediakan dan membuatkan laporan stok pada setiap mesyuarat ALK

  

 Pengurus kebajikan

1. menyimpan senarai jenis kebajikan yang telah diputuskan oleh lembaga
2. memaklumkan anggota untuk berkursus atas cadangan pengerusi
3. menyediakan rekod anggota yang berkursus
4. menguruskan khairat kematian ahli
5. menguruskan makan-minum semasa mesyuarat ALK/mesyuarat agung
6. menguruskan kebersihan/keselamatan/keceriaan di koperasi
7. melantik dalam kalangan pelajar untuk perkara 6
8. menyimpan buku log untuk semua aktiviti kebajikan
9. menyediakan dan membuat laporan kebajikan setiap mesyuarat ALK

Pengurus Projek

1. Mencadangkan jenis projek kepada lembaga
2. Mempromosikan projek yang telah diputus oleh lembaga
3. Merancang,melaksana,memantau dan mendokumentasi projek
4. Menyediakan bajet untuk projek
5. Memohon peruntukan projek dari lembaga
6. Mencari penaja/rakan kongsi untuk projek koperasi

Audit Dalaman

1. memeriksa dan mengaudit akaun-akaun dan rekod-rekod releven koperasi secara bulanan dan memaklumkan lembaga sebarang perkara yang luar biasa yang diperolehi semasa pemeriksaan dan pengauditan.

2. mengaudit dan memberi laporan mengenai penyata kewangan yang dikemukakan oleh lembaga selepas tamatnya tahun kewangan.

3. memberi laporan :

            3.1.sama ada penyata kewangan atau memberi gambaran sebenar dan saksama 

                  tentang transaksi-transaksi kewangan dan kedudukan hal ehwal koperasi

           

            3.2.perkara lain yang berbangkit daripada pengauditan sebagaimana yang difikirkan

            patut dilaporkan.

           

4. membuat pernyataan dalam laporannya sama ada  rekod-rekod perakaunan dan rekod-rekod lain yang sepatutnya telah disimpan penerimaan, perbelanjaan dan pelaburan wang dan perolehan dan pelupusan aset oleh koperasi dalam tahun itu adalah mengikut akta ini, peraturan-peraturan dan undang-undang kecil koperasi

5. melapor pada bila-bila masa kepada koperasi tentang apa-apa perkara yang berbangkit daripada kerja pengauditan

6. memastikan pengauditan akaun koperasi akan mengambil penelitian mengenai hutang belum jelas ( jika ada ),nilaian aset ( jika ada ) dan liabiliti koperasi.